Datenschutzerklärung
Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG), sind:
Jugendverbände der Gemeinschaft Christlichen Lebens Region West e. V. (J-GCL Region West)
Am Fort Gonsenheim 54, 55122 Mainz
Tel: 06131 253668
E-Mail: rl [at] jgcl-regionwest [punkt] de
Zuständige Datenschutzaufsicht
Zuständig für die J-GCL Region West ist die Datenschutzaufsicht des Bistums Mainz. Diese wird wahrgenommen durch das Katholische Datenschutzzentrum Frankfurt a. M.:
Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt a. M. (KdSZ)
Domplatz 3, 60311 Frankfurt am Main
Tel.: 069 8008718800
E-Mail: info [at] kdsz-ffm [punkt] de
Ihre Betroffenenrechte
Unter den angegebenen Kontaktdaten unserer Verantwortlichen können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:
- Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (§ 17 KDG)
- Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (§ 18 KDG)
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (§§ 19, 20, 23 KDG)
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (§ 22 KDG)
- Es besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht des Bistums Mainz (§§ 48, 45 Abs. 1 KDG). Die Kontaktdaten finden Sie oben unter „Zuständige Datenschutzaufsicht“.
- Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Bereitstellung der Website & Server-Logfiles
Art und Zweck der Verarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch unseren Hoster automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Erfasst werden:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf
- verwendeter Browser und Betriebssystem
- die zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser diese übermittelt
Diese Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen die Website anzuzeigen, die Stabilität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten und Angriffe erkennen und abwehren zu können. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt; wir werten sie nicht zu Marketing- oder Analysezwecken aus.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG). Unser berechtigtes Interesse besteht in der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Sicherheit unserer Website.
Empfänger
Empfängerin der Daten ist unsere Hosting-Dienstleisterin, die 1blu GmbH, die für uns als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrags nach § 29 KDG tätig wird.
Speicherdauer
Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn im Einzelfall ein sicherheitsrelevantes Ereignis aufgeklärt werden muss; die betroffenen IP-Adressen werden in diesem Fall gelöscht, sobald die Aufklärung abgeschlossen ist.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung dieser Daten ist technisch zwingend erforderlich, um die Website aufzurufen. Ein Widerspruchsrecht besteht insoweit nicht.
Registrierung auf unserer Website
Art und Zweck der Verarbeitung
Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben, wie Name und E-Mail-Adresse. Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzerinnen und Nutzern anbieten. Angemeldete Personen haben zudem die Möglichkeit, die bei der Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG).
Empfänger
Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Website als Auftragsverarbeiter tätig werden.
Speicherdauer
Daten werden in diesem Zusammenhang nur verarbeitet, solange die entsprechende Einwilligung vorliegt. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder kirchlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung eines Zugangs können Sie jederzeit unter den zu Beginn dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten verlangen.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig, allein auf Basis Ihrer Einwilligung. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können wir Ihnen keinen Zugang zu unseren angebotenen Inhalten und Leistungen gewähren.
Kommentarfunktion
Art und Zweck der Verarbeitung
Wenn Sie einen Kommentar auf unserer Website hinterlassen, speichern wir neben dem Kommentartext den von Ihnen gewählten Namen, die angegebene E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Erstellung sowie die IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent) Ihres Geräts. Die Speicherung von IP-Adresse und Browserkennung dient unserer Sicherheit sowie der Abwehr von Spam, da wir für widerrechtliche Inhalte auf unserer Website auch dann belangt werden können, wenn diese durch Dritte erstellt wurden.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der als Kommentar eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG). Durch Bereitstellung der Kommentarfunktion möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Interaktion ermöglichen; unser berechtigtes Interesse besteht daneben in der Abwehr rechtswidriger Inhalte und von Spam.
Empfänger
Der Kommentartext und der von Ihnen gewählte Name sind nach der Freischaltung öffentlich auf unserer Website sichtbar. Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und die Browserkennung werden nicht veröffentlicht.
Speicherdauer
Kommentare und die zugehörigen Daten werden gespeichert, bis der Kommentar oder der zugehörige Beitrag gelöscht wird. Sie können die Löschung Ihres Kommentars jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten verlangen.
Kontaktformular
Art und Zweck der Verarbeitung
Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG) an der Beantwortung Ihres Anliegens; zielt Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder eine Anmeldung, zusätzlich auf § 6 Abs. 1 lit. c KDG.
Speicherdauer
Die Daten werden für die notwendige Dauer zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Vom Server der Website werden die Daten von Kontaktanfragen spätestens nach 12 Monaten gelöscht.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.
Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Art und Zweck der Verarbeitung
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen dabei mitgeteilten Angaben – in der Regel Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie den Inhalt Ihres Anliegens – ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses an der Beantwortung Ihres Anliegens (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG); steht Ihre Anfrage im Zusammenhang mit einer Mitgliedschaft, einer Anmeldung oder einem Vertrag, zusätzlich auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG.
Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend geklärt ist und keine kirchlichen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Anmeldung & Kontaktdaten der Gruppenleitung (Formulare)
Art und Zweck der Verarbeitung
Über die Online-Formulare dieser Website (z. B. Anmeldung, „Kontaktdaten der Gruppenleitung“, „Erweitertes Führungszeugnis“ sowie die Registrierung für den geschützten Download-Bereich) werden – je nach Formular – folgende personenbezogene Daten erhoben:
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer
- Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Geburtsdatum und Geburtsort
- Zugehörigkeit zu einer Ortsgemeinschaft bzw. Gruppe, Funktion und Beginn der Tätigkeit, freiwillige Anmerkungen
- die im Formular am Bildschirm gezeichnete Unterschrift
- bei Personen unter 16 Jahren: Vor- und Nachname sowie Unterschrift der sorgeberechtigten Person
- beim Formular zum Führungszeugnis: der Wunsch zur Rückgabe oder Vernichtung des Zeugnisses und die Entscheidung über die Information der Ortsgemeinschaft
- Datum und Uhrzeit der Übermittlung
- Anmeldungen zu Veranstaltungen und Schulungen sowie die Zugangsdaten für den geschützten Bereich (Benutzername; Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert)
Die Angaben aus den Formularen „Kontaktdaten der Gruppenleitung“ und „Erweitertes Führungszeugnis“ werden nicht auf der Website oder in deren Datenbank gespeichert, sondern unmittelbar per E-Mail (als Tabelle, PDF-Dokument und Bilddatei der Unterschrift) an das Regionsbüro übermittelt. Die absendende Person erhält an die angegebene E-Mail-Adresse eine Bestätigung mit einer Kopie ihrer Angaben (beim Führungszeugnis einschließlich der unterschriebenen Erklärung).
Die Daten dienen der Organisation von Veranstaltungen und Gruppenstunden, der Verwaltung der Zugänge zum geschützten Bereich sowie der Kommunikation der Verbandsleitung – einschließlich der Kontrolle und Kommunikation rund um erweiterte Führungszeugnisse und Präventionsschulungen.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG (Durchführung der Mitgliedschaft, der Mitarbeit und von Veranstaltungen) sowie § 6 Abs. 1 lit. f KDG (Wahrnehmung der im kirchlichen Interesse liegenden Verbandsaufgaben); für die Angaben rund um das erweiterte Führungszeugnis gilt zusätzlich der Abschnitt Erweitertes Führungszeugnis. Soweit Sie in einzelne Verarbeitungen ausdrücklich eingewilligt haben (z. B. die Information Ihrer Ortsgemeinschaft über die Einsichtnahme), zusätzlich auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Die gezeichnete Unterschrift dient als Nachweis, dass die Angaben von der betroffenen Person stammen und die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen wurden.
Empfänger
Die über diese Formulare erhobenen Daten werden vom Regionsbüro und der Regionalleitung der J-GCL Region West eingesehen und verarbeitet; die erweiterten Führungszeugnisse sieht das Regionsbüro selbst ein (Einzelheiten im Abschnitt Erweitertes Führungszeugnis). Die Formulardaten werden über unsere Hosting-Dienstleisterin 1blu GmbH per E-Mail versendet und gehen an das Postfach J-GCL [at] bistum-mainz [punkt] de, das technisch vom Bistum Mainz bereitgestellt wird. Anschließend übernehmen wir sie in unsere Mitgliederverwaltung; dort sind sie auch für die Leitung Ihrer eigenen Ortsgemeinschaft einsehbar (Einzelheiten im Abschnitt Mitgliederverwaltung). Für das erweiterte Führungszeugnis können die dafür benötigten Kontaktdaten an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz weitergegeben werden. Darüber hinaus geben wir die Daten nicht an Dritte weiter; sie werden weder vermarktet noch an Analyse-Dienste übermittelt.
Hiervon zu unterscheiden ist die Teilnahme an Veranstaltungen: Melden Sie sich zu einer Veranstaltung an, werden einzelne Daten zur Beantragung von Fördermitteln an die dort genannten Stellen weitergegeben. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Teilnahme an Veranstaltungen.
Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald das Engagement endet, spätestens drei Monate danach; Angaben zum erweiterten Führungszeugnis nach den Fristen im Abschnitt Erweitertes Führungszeugnis. Daten zu Veranstaltungsanmeldungen werden nach den Fristen im Abschnitt Teilnahme an Veranstaltungen gelöscht.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Angabe der Daten ist erforderlich, um die jeweilige Funktion (Anmeldung, Kontaktverwaltung, Zugang zum Download-Bereich) nutzen zu können. Ohne diese Daten können wir die zugehörigen Leistungen leider nicht anbieten.
Erweitertes Führungszeugnis (eFZ) & Präventionsschulungen
Art und Zweck der Verarbeitung
Für die Mitarbeit in der J-GCL Region West verarbeiten wir im Zusammenhang mit dem erweiterten Führungszeugnis und Präventionsschulungen folgende personenbezogene Daten: die Angaben aus dem Formular „Erweitertes Führungszeugnis“ (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse, Gruppe/Ort, Beginn der Tätigkeit, Anmerkung, gezeichnete Unterschrift, Rückgabewunsch, Entscheidung zur Information der Ortsgemeinschaft), Angaben zum erweiterten Führungszeugnis (Umstand und Datum der Einsichtnahme, Datum des Führungszeugnisses, Information, ob eine Verurteilung wegen einer Straftat nach § 72a Abs. 1 SGB VIII vorliegt, Termin der Neuvorlage) sowie Angaben zu besuchten Präventionsschulungen (Datum, Bezeichnung).
Mit den Formularangaben stellen wir die Bestätigung zur gebührenfreien Beantragung des Führungszeugnisses aus. Die Verbandsleitung prüft damit außerdem, ob die Voraussetzungen für die Mitarbeit erfüllt sind, kontrolliert die Vorlagefristen (Neuvorlage in der Regel nach drei Jahren), erinnert rechtzeitig an die Neuvorlage und organisiert Präventionsschulungen.
Das erweiterte Führungszeugnis selbst wird weder kopiert noch digital gespeichert. Es wird per Post an das Regionsbüro geschickt und dort eingesehen. Anschließend wird es – nach Wahl der betroffenen Person – ordnungsgemäß vernichtet oder per Post zurückgesandt. Gespeichert werden nur die oben genannten Angaben (§ 72a Abs. 5 SGB VIII).
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. a KDG in Verbindung mit der Ordnung zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen der Deutschen Bischofskonferenz und den danach getroffenen Regelungen des Bistums Mainz sowie § 72a SGB VIII; ergänzend auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. d KDG (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Da es sich um Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten handelt, richtet sich die Zulässigkeit zusätzlich nach § 12 KDG, der eine Verarbeitung auf Grundlage kirchlichen oder staatlichen Rechts erlaubt.
Empfänger
Die Daten werden ausschließlich von den hierfür benannten Personen im Regionsbüro und in der Verbandsleitung der J-GCL Region West zur Kontrolle und Kommunikation rund um eFZ und Präventionsschulungen verarbeitet; das Führungszeugnis sieht das Regionsbüro selbst ein. Die Formularangaben werden über unsere Hosting-Dienstleisterin 1blu GmbH per E-Mail an das vom Bistum Mainz technisch bereitgestellte Postfach J-GCL [at] bistum-mainz [punkt] de übermittelt. Nur wenn die betroffene Person im Formular ausdrücklich eingewilligt hat (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG), erhält die verantwortliche Person ihrer Ortsgemeinschaft die Information, dass die Einsichtnahme erfolgt ist.
Zentrale Stelle des Bistums Mainz: Die für das erweiterte Führungszeugnis benötigten Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift und E-Mail-Adresse) können wir an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz weitergeben, soweit diese Stelle das Verfahren rund um das Führungszeugnis (z. B. Bestätigung zur Beantragung, Einsichtnahme oder Dokumentation) für uns übernimmt oder unterstützt. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. a KDG in Verbindung mit der Präventionsordnung des Bistums Mainz sowie § 6 Abs. 1 lit. f KDG. Das Bistum Mainz verarbeitet die Daten dort in eigener Verantwortung nach dem KDG.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte – ob Verbände, Einrichtungen oder Unternehmen – erfolgt nicht, soweit wir nicht kirchen- oder gesetzesrechtlich dazu verpflichtet sind.
Speicherdauer
Nimmt die betroffene Person im Anschluss an die Einsichtnahme keine Tätigkeit auf, werden die Daten unverzüglich gelöscht. Andernfalls werden sie spätestens drei Monate nach dem Ende der Tätigkeit gelöscht (§ 72a Abs. 5 SGB VIII). Die Daten werden vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung der Daten ist Voraussetzung für die (ehrenamtliche) Mitarbeit im Verband; ohne sie können wir die nach der Präventionsordnung erforderliche Kontrolle nicht durchführen und eine Mitarbeit ist nicht möglich.
Mitgliederverwaltung & Formulare der Verwaltung
Worum es geht
Für die Verwaltung unserer Mitglieder, Gruppenleitungen und Mitwirkenden nutzen wir eine eigene Verwaltungssoftware unter verwaltung.jgcl-regionwest.de. Dort führen wir die Mitglieder- und Kontaktdaten, die Mitgliedsbeiträge, die Nachweise zu erweiterten Führungszeugnissen und Präventionsschulungen, Anmeldungen zu Veranstaltungen sowie Erstattungen, Rechnungen und die Buchführung.
Über die Verwaltung bieten wir außerdem Online-Formulare an, die Sie über einen Link oder einen QR-Code erreichen (z. B. auf einem Aushang in Ihrer Ortsgemeinschaft oder in einer Einladung). Was wir bei jedem Formular verarbeiten, warum und wie lange, steht in einem eigenen Abschnitt:
- Kontaktdaten eintragen & Mitgliedsantrag
- Anmeldung zu Veranstaltungen
- Einverständniserklärung der Eltern (unter 18)
- Erweitertes Führungszeugnis: Antrag auf die Bestätigung zur gebührenfreien Beantragung
- Kostenerstattung & Honorare
- Bestellung von Merch-Artikeln
- Belege hochladen (Beleg-Scan)
- Echtheit eines Dokuments prüfen
Wer die Daten einsehen kann
Für alle Formulare der Verwaltung gilt:
- Die Regionalleitung und das Regionsbüro der J-GCL Region West sehen die Daten aller Ortsgemeinschaften ein.
- Die Leitung Ihrer eigenen Ortsgemeinschaft kann die Daten der Mitglieder, Mitwirkenden und Teilnehmenden dieser Ortsgemeinschaft einsehen. Die Leitungen anderer Ortsgemeinschaften sehen Ihre Daten nicht.
- Für das erweiterte Führungszeugnis können die dafür benötigten Kontaktdaten an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz weitergegeben werden (Einzelheiten im Abschnitt Erweitertes Führungszeugnis).
Zugriff hat nur, wer mit einem persönlichen Zugang angemeldet ist und die für die jeweilige Aufgabe nötigen Rechte hat. Einzelne Bereiche (z. B. Bankverbindung, Anschrift, Geburtsdatum oder Notizen) können für Personen, die nur lesen dürfen, ausgeblendet werden. Weitere Empfänger nennen wir im Abschnitt des jeweiligen Formulars.
Speicherort und Sicherheit
Die Software läuft auf Servern unserer Hosting-Dienstleisterin 1blu GmbH (siehe Auftragsverarbeiter). Personenbezogene Daten, Unterschriften und hochgeladene Dateien werden dort verschlüsselt gespeichert und lassen sich nur von angemeldeten, berechtigten Personen entschlüsseln. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt. Bestätigungen und Erinnerungen versendet die Verwaltung per E-Mail über unser Postfach. Für den Betrieb meldet die Software regelmäßig technische Zustandswerte (z. B. Programmversion, Fehlerberichte ohne Inhalte) an die Betreuung der Software; personenbezogene Daten sind darin nicht enthalten.
Ihre Rechte
Für alle Formulare gelten die im Abschnitt Ihre Betroffenenrechte genannten Rechte. Eine E-Mail an rl [at] jgcl-regionwest [punkt] de genügt.
Verwaltung: Kontaktdaten eintragen & Mitgliedsantrag
Art und Zweck der Verarbeitung
Mit diesem Formular tragen Sie Ihre Daten selbst ein oder aktualisieren sie, oder Sie stellen einen Antrag auf Mitgliedschaft. Manche Formulare sind mit einer vierstelligen PIN geschützt, die auf dem Aushang steht. Je nach Formular fragen wir ab:
- Vor- und Nachname, die Ortsgemeinschaft, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort
- E-Mail-Adresse, Telefonnummern (mobil, Festnetz, Erziehungsberechtigte), Anschrift mit Adresszusatz und Land
- beim Mitgliedsantrag gegebenenfalls das Eintrittsdatum sowie die Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN) mit SEPA-Lastschriftmandat für den Mitgliedsbeitrag
- freiwillig eine Einwilligung zu Fotos und Anmerkungen
- Ihre am Bildschirm gezeichnete Unterschrift
- bei Personen unter 16 Jahren: Name, Zustimmung und Unterschrift der sorgeberechtigten Person
- Datum und Uhrzeit der Übermittlung
Aus den Angaben entsteht ein PDF-Dokument, das zusammen mit Ihrem Datensatz gespeichert wird. Eingetragene Daten sind zunächst als „ungeprüft“ markiert; die Leitung prüft sie und übernimmt sie dann in Ihren Datensatz. Ein Mitgliedsantrag wird als Antrag angelegt, über den die Leitung entscheidet. Wir nutzen die Daten, um die Mitgliedschaft und die Mitarbeit zu verwalten, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und den Mitgliedsbeitrag einzuziehen. Bei Gruppenleitungen und anderen Personen, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, dokumentieren wir damit außerdem, dass Präventionsschulung und erweitertes Führungszeugnis vorliegen; dafür brauchen wir auch den Geburtsort, etwa für die Bestätigung zur Gebührenbefreiung.
Ein Formular kann einen eigenen Datenschutzhinweis enthalten, zum Beispiel zur Weitergabe an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse. Er steht im Formular direkt über der Zustimmung und wörtlich im unterschriebenen PDF.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Mitgliedschaft und Mitarbeit im Verband) und § 6 Abs. 1 lit. f KDG (Wahrnehmung der im kirchlichen Interesse liegenden Verbandsaufgaben, zu denen auch die Betreuung durch die eigene Ortsgemeinschaft gehört). Die Einwilligung zu Fotos beruht auf § 6 Abs. 1 lit. b KDG und kann jederzeit widerrufen werden. Die Weitergabe an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz beruht auf Ihrer Einwilligung, die Sie mit Ihrer Unterschrift im Formular erteilen (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG), in Verbindung mit der Präventionsordnung des Bistums Mainz. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; ohne sie kann die Einsichtnahme in Ihr erweitertes Führungszeugnis nicht über die Zentrale Stelle erfolgen. Die Unterschrift dient als Nachweis, dass die Angaben von Ihnen stammen und Sie diese Hinweise erhalten haben.
Empfänger
Regionalleitung und Regionsbüro sowie die Leitung Ihrer Ortsgemeinschaft (siehe Wer die Daten einsehen kann). Für den Einzug des Mitgliedsbeitrags erhält unsere Bank Name, IBAN, Mandatsreferenz und Betrag.
Zentrale Stelle des Bistums Mainz: Damit das erweiterte Führungszeugnis für uns eingesehen werden kann, können wir die dafür benötigten Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift und E-Mail-Adresse) an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz weitergeben. Das Bistum Mainz verarbeitet die Daten dort in eigener Verantwortung nach dem KDG (Einzelheiten im Abschnitt Erweitertes Führungszeugnis).
Speicherdauer
Die Daten speichern wir für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft bzw. Mitarbeit. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. für Beitragsbuchungen und SEPA-Mandate nach § 147 Abgabenordnung); bei Gruppenleitungen und Mitwirkenden spätestens drei Monate nach dem Ende der Tätigkeit. Ein abgelehnter Mitgliedsantrag wird gelöscht.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben brauchen wir, um die Mitgliedschaft bzw. Mitarbeit zu verwalten. Freiwillige Angaben sind gekennzeichnet; ohne sie entstehen Ihnen keine Nachteile.
Verwaltung: Anmeldung zu Veranstaltungen
Art und Zweck der Verarbeitung
Für Freizeiten, Schulungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen melden Sie sich (oder Ihr Kind bzw. Ihre Familie) über ein Anmeldeformular an. Welche Angaben abgefragt werden, legt die Leitung je Veranstaltung fest. Möglich sind:
- Name und E-Mail-Adresse (immer), Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum und Geschlecht
- die Ortsgemeinschaft bzw. Gruppe, eine Preisstufe, ein Antrag auf Zuschuss zum Teilnahmebeitrag, bei Konferenzen die Angabe als Delegierte Person
- Ernährungsgewohnheiten, Gesundheitsinformationen (z. B. Allergien, Medikamente) und ob die Person schwimmen kann
- eine Bankverbindung mit SEPA-Lastschriftmandat für den Teilnahmebeitrag
- weitere Fragen der Veranstaltung (Auswahl, Freitext, Datum, Zahl, Einwilligungen), hochgeladene Dateien und Notizen
- Datum und Uhrzeit der Anmeldung
Wir nutzen die Daten, um die Veranstaltung vorzubereiten und durchzuführen, den Teilnahmebeitrag abzurechnen, Teilnehmende im Notfall angemessen zu versorgen und Fördermittel zu beantragen. Für Teilnehmende unter 18 Jahren kann zusätzlich eine Einverständniserklärung der Eltern nötig sein; den Link dazu erhalten die Eltern nach der Anmeldung.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Durchführung der Veranstaltung). Gesundheitsangaben verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (§ 11 Abs. 2 lit. a KDG). Freiwillige Einwilligungen (z. B. zu Fotos) beruhen auf § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Die Weitergabe an Förderstellen beruht auf § 6 Abs. 1 lit. g KDG.
Empfänger
Regionalleitung und Regionsbüro, die Leitung Ihrer Ortsgemeinschaft sowie das Leitungsteam der jeweiligen Veranstaltung. Für Zuschüsse übernehmen wir die nötigen Angaben (in der Regel Name, Anschrift bzw. Wohnort, Alter und Geschlecht) in die Teilnahmelisten der Förderstellen (z. B. Stadt, Kreis, Land oder Bistum), die dort genannt sind. Für den Einzug des Teilnahmebeitrags erhält unsere Bank Name, IBAN und Betrag. Einzelheiten zur Veranstaltung finden Sie auch im Abschnitt Teilnahme an Veranstaltungen.
Speicherdauer
Gesundheitsangaben löschen wir, sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist und sie für die Nachbereitung nicht mehr gebraucht werden. Die übrigen Daten speichern wir nach den Fristen im Abschnitt Teilnahme an Veranstaltungen; Buchungen und Nachweise für Fördermittel nach den gesetzlichen bzw. von den Förderstellen vorgegebenen Aufbewahrungsfristen.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Ohne die Pflichtangaben können wir die Anmeldung nicht annehmen. Freiwillige Angaben sind gekennzeichnet.
Verwaltung: Einverständniserklärung der Eltern (unter 18)
Art und Zweck der Verarbeitung
Ist die teilnehmende Person zu Beginn einer Veranstaltung noch nicht 18, bitten wir die Sorgeberechtigten über einen persönlichen Link um ihr Einverständnis. Je nach Veranstaltung fragen wir ab:
- Name der sorgeberechtigten Person und wie sie während der Veranstaltung erreichbar ist (Telefon, ggf. weitere Kontaktperson)
- Angaben zum Kind: Ortsgemeinschaft, Krankenversicherung, Ernährung, Gesundheitsinformationen, Schwimmerlaubnis
- Erlaubnisse, z. B. für Freizeit in Kleingruppen ohne Aufsicht und für Fotos, sowie weitere Fragen der Veranstaltung
- die am Bildschirm gezeichnete Unterschrift sowie Datum und Uhrzeit
Aus den Angaben entsteht eine unterschriebene Erklärung als PDF-Dokument. Wir brauchen sie, um die Aufsicht verantwortungsvoll wahrzunehmen und im Notfall die Eltern zu erreichen. Der Link ist nur für diese eine Anmeldung gültig.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Durchführung der Veranstaltung) und § 6 Abs. 1 lit. f KDG (Aufsichtspflicht). Gesundheitsangaben nur mit ausdrücklicher Einwilligung (§ 11 Abs. 2 lit. a KDG), Fotos nur mit Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG).
Empfänger
Regionalleitung und Regionsbüro, die Leitung der Ortsgemeinschaft des Kindes und das Leitungsteam der Veranstaltung. Eine Bestätigung mit der Erklärung geht an die angegebene E-Mail-Adresse.
Speicherdauer
Die Erklärung bewahren wir nach der Veranstaltung auf, solange Ansprüche aus der Veranstaltung geltend gemacht werden können, längstens nach den Fristen im Abschnitt Teilnahme an Veranstaltungen. Gesundheitsangaben löschen wir wie bei der Anmeldung.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Ohne die Einverständniserklärung kann eine minderjährige Person an Veranstaltungen, die sie verlangen, nicht teilnehmen.
Verwaltung: Erweitertes Führungszeugnis
Art und Zweck der Verarbeitung
Wer bei uns mit Kindern und Jugendlichen arbeitet, legt ein erweitertes Führungszeugnis vor. Über dieses Formular beantragen Sie bei uns die Bestätigung, mit der Sie das Führungszeugnis beim Bürgeramt gebührenfrei beantragen können. Wir verarbeiten:
- Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift und E-Mail-Adresse
- Ortsgemeinschaft bzw. Gruppe, Beginn der Tätigkeit und eine freiwillige Anmerkung
- Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme, Ihren Wunsch, ob das Führungszeugnis danach vernichtet oder zurückgeschickt wird, und ob Ihre Ortsgemeinschaft über die Einsichtnahme informiert werden darf
- die am Bildschirm gezeichnete Unterschrift; bei Personen unter 16 Jahren zusätzlich Name, Zustimmung und Unterschrift der sorgeberechtigten Person
- nach der Einsichtnahme: Datum der Einsichtnahme, Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses, ob eine Verurteilung wegen einer Straftat nach § 72a Abs. 1 SGB VIII vorliegt, und der Termin der Neuvorlage
Mit den Angaben stellen wir die Bestätigung aus, dokumentieren die Einsichtnahme und erinnern rechtzeitig an die Neuvorlage. Das Führungszeugnis selbst wird weder kopiert noch gespeichert (§ 72a Abs. 5 SGB VIII). Den Geburtsort speichern wir bei Ihrem Datensatz, damit wir die nächste Bestätigung ohne erneute Abfrage ausstellen können.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. a KDG in Verbindung mit der Präventionsordnung des Bistums Mainz und § 72a SGB VIII sowie § 6 Abs. 1 lit. f KDG; für Angaben über Straftaten zusätzlich § 12 KDG. Die Information Ihrer Ortsgemeinschaft über die Einsichtnahme erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG).
Empfänger
Das Führungszeugnis sehen nur die dafür benannten Personen im Regionsbüro ein. Die Angaben aus dem Formular sehen Regionalleitung und Regionsbüro; die Leitung Ihrer Ortsgemeinschaft kann Ihre Kontaktdaten einsehen und erhält die Information über die Einsichtnahme nur mit Ihrer Einwilligung. Die für das Führungszeugnis benötigten Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift und E-Mail-Adresse) können wir an die Zentrale Stelle für erweiterte Führungszeugnisse des Bistums Mainz weitergeben, wenn diese das Verfahren für uns übernimmt oder unterstützt; das Bistum Mainz verarbeitet sie dort in eigener Verantwortung nach dem KDG. Eine Bestätigung mit Ihren Angaben geht an die angegebene E-Mail-Adresse.
Speicherdauer
Nehmen Sie nach der Einsichtnahme keine Tätigkeit auf, löschen wir die Daten unverzüglich, sonst spätestens drei Monate nach dem Ende der Tätigkeit (§ 72a Abs. 5 SGB VIII).
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Angaben sind Voraussetzung für die Mitarbeit mit Kindern und Jugendlichen. Ohne sie können wir keine Bestätigung ausstellen und das Führungszeugnis nicht dokumentieren.
Verwaltung: Kostenerstattung & Honorare
Art und Zweck der Verarbeitung
Über dieses Formular beantragen Sie die Erstattung von Fahrt- oder Materialkosten oder die Zahlung eines Honorars. Wir verarbeiten:
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, freiwillig die Telefonnummer und die Ortsgemeinschaft
- die Art der Auszahlung (Überweisung oder bar) und für die Überweisung IBAN und Kontoinhaber
- bei Fahrtkosten Datum, Start, Ziel und Anlass jeder Fahrt, Kilometer bzw. Ticketpreis; bei Materialkosten Bezeichnung und Betrag jeder Position; jeweils die hochgeladenen Tickets und Rechnungen
- bei Honoraren zusätzlich Anschrift, Veranstaltung und Zeitraum sowie die Angabe, ob das Honorar über die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26 bzw. 26a EStG) läuft, mit der zugehörigen Bestätigung
- eine freiwillige Bemerkung, die am Bildschirm gezeichnete Unterschrift sowie Datum und Uhrzeit
Aus den Angaben entsteht ein unterschriebener Antrag. Wir prüfen damit den Anspruch, zahlen aus und buchen den Vorgang in unserer Buchführung.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Erstattung von Auslagen bzw. Zahlung eines vereinbarten Honorars) und § 6 Abs. 1 lit. d KDG (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Empfänger
Regionalleitung und Regionsbüro sowie, wenn die Erstattung über Ihre Ortsgemeinschaft läuft, deren Leitung bzw. Kasse. Für die Überweisung erhält unsere Bank Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Im Rahmen einer Prüfung können Finanzverwaltung oder Zuschussgeber Einsicht in die Belege nehmen.
Speicherdauer
Antrag und Belege sind Buchungsbelege und werden nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (§ 147 Abgabenordnung, derzeit acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Auszahlung) und danach gelöscht.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Ohne die Pflichtangaben und Belege können wir den Antrag nicht prüfen und nicht auszahlen.
Verwaltung: Bestellung von Merch-Artikeln
Art und Zweck der Verarbeitung
Über ein Bestellformular können Sie Artikel wie T-Shirts oder Pullis bestellen. Wir verarbeiten Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, eine freiwillige Anmerkung, die bestellten Artikel mit Größe bzw. Farbe sowie Datum und Uhrzeit. Zu jeder Bestellung erstellen wir eine Rechnung, die wir Ihnen per E-Mail schicken, und ordnen später Ihre Zahlung zu.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Kaufvertrag) und § 6 Abs. 1 lit. d KDG (Aufbewahrungspflichten für Rechnungen).
Empfänger
Regionalleitung und Regionsbüro sowie die Leitung der Ortsgemeinschaft, die die Bestellung anbietet, und die Personen, die die Artikel ausgeben. Unsere Bank sieht bei Ihrer Überweisung die Zahlungsdaten.
Speicherdauer
Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (§ 147 Abgabenordnung, derzeit acht Jahre für Buchungsbelege bzw. zehn Jahre für Bücher). Die Bestellung selbst löschen wir, sobald sie ausgegeben und bezahlt ist und nicht mehr für die Buchführung gebraucht wird.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir die Bestellung nicht annehmen und keine Rechnung schicken.
Verwaltung: Belege hochladen (Beleg-Scan)
Personen, die für uns Kasse führen, können über einen mit PIN geschützten Link Fotos oder PDF-Dateien von Kassenbelegen hochladen. Wir verarbeiten die Datei, eine kurze Beschreibung sowie Datum und Uhrzeit; auf den Belegen können Namen von Personen stehen. Zweck ist die ordnungsgemäße Buchführung (§ 6 Abs. 1 lit. d KDG). Die Belege sehen Regionalleitung und Regionsbüro sowie die Kasse der jeweiligen Ortsgemeinschaft. Sie werden nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (§ 147 Abgabenordnung, derzeit acht Jahre) und danach gelöscht.
Verwaltung: Echtheit eines Dokuments prüfen
Manche Dokumente aus der Verwaltung tragen einen Prüfcode mit QR-Code. Auf der Prüfseite geben Sie den Code und gegebenenfalls Name, Geburtsdatum und Daten vom Dokument ein. Diese Angaben vergleichen wir nur mit einem gespeicherten Prüfwert, der selbst keine Personendaten enthält, und speichern sie nicht. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. g KDG (berechtigtes Interesse, gefälschte Dokumente zu erkennen).
Kostenerstattung & Honorare
Art und Zweck der Verarbeitung
Über das Formular „Kostenerstattung“ können Sie Fahrt- und Materialkosten sowie Honorare beantragen. Dabei verarbeiten wir:
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, IBAN und – falls angegeben – die Telefonnummer
- bei Fahrtkosten Datum, Start, Ziel und Anlass jeder Fahrt, Kilometer und Zahl der mitgenommenen Personen bzw. Ticketpreis sowie die hochgeladenen Tickets
- bei Materialkosten Bezeichnung und Betrag jeder Position sowie die hochgeladenen Rechnungen
- bei Honoraren die Honorarart, die Veranstaltung und deren Zeitraum (erster und letzter Tag), die Anschrift sowie die Angabe, ob das Honorar über die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26 bzw. 26a EStG) laufen soll
- eine freiwillige Bemerkung, die am Bildschirm gezeichnete Unterschrift sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung
Die Angaben werden nicht auf der Website gespeichert. Der Server errechnet daraus einen unterschriebenen Antrag als PDF-Dokument (mit einem Überweisungs-QR-Code für das Regionsbüro), an das alle Tickets und Rechnungen als Anlagen angehängt werden, und übermittelt ihn zusammen mit einer Datendatei und den Originaldateien per E-Mail. Sind Tickets oder Rechnungen als PDF in einem Format gespeichert, das unser Server nicht lesen kann, wandelt Ihr Browser deren Seiten vor dem Absenden in Bilder um; das geschieht lokal auf Ihrem Gerät mit einer Programmbibliothek, die von unserer Website geladen wird – ohne Drittanbieter. Die absendende Person erhält eine Bestätigung per E-Mail, die außer dem beantragten Betrag keine weiteren Angaben enthält. Die Daten dienen der Prüfung des Anspruchs, der Auszahlung und der ordnungsgemäßen Buchführung.
Rechtsgrundlage
§ 6 Abs. 1 lit. c KDG (Erstattung von Auslagen bzw. Zahlung eines vereinbarten Honorars für die Tätigkeit im Verband) sowie § 6 Abs. 1 lit. d KDG (gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege). Die gezeichnete Unterschrift dient als Nachweis, dass der Antrag von der betroffenen Person stammt und die Angaben richtig sind.
Empfänger
Regionsbüro und Regionalleitung der J-GCL Region West. Der Versand läuft über unsere Hosting-Dienstleisterin 1blu GmbH an das Postfach der Regionalleitung (rl [at] jgcl-regionwest [punkt] de). Für die Überweisung erhält unsere Bank (Pax Bank eG) Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Darüber hinaus geben wir die Daten nur weiter, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an die Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung).
Speicherdauer
Antrag und Belege sind Buchungsbelege und werden nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (§ 147 Abgabenordnung, für Buchungsbelege derzeit acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Auszahlung) und danach gelöscht bzw. vernichtet. Die E-Mail selbst wird gelöscht, sobald der Antrag abgelegt und ausgezahlt ist. Während der Aufbewahrungsfrist ist eine vorzeitige Löschung nicht möglich; die Daten werden dann für jede andere Verwendung gesperrt.
Bereitstellung erforderlich
Ohne die Pflichtangaben können wir den Antrag nicht prüfen und keine Auszahlung vornehmen. Rechnungen und Tickets gehören zu den Pflichtangaben; freiwillig ist nur die Bemerkung.
Schutz unserer Formulare vor Missbrauch
Art und Zweck der Verarbeitung
Um automatisierte Massenzusendungen (Spam) über unsere Formulare zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Übermittlungen pro Absender und Stunde. Dazu wird Ihre IP-Adresse nicht im Klartext gespeichert, sondern mit einem geheimen Schlüssel in einen Prüfwert (Hash) umgewandelt, zu dem lediglich ein Zähler und gegebenenfalls eine Fehlermeldung zum letzten Absendeversuch abgelegt werden. Es handelt sich um pseudonymisierte Daten; wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und nehmen keine Zuordnung zu Ihrer Person vor.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG) an der Abwehr von Missbrauch und an der Funktionsfähigkeit unserer Formulare.
Speicherdauer
Der Prüfwert und der zugehörige Zähler verfallen nach einer Stunde (eine Fehlermeldung nach fünf Minuten) und werden danach automatisch gelöscht, spätestens beim nächsten täglichen Aufräumlauf der Website-Software.
Verwendung von Google Maps
Art und Zweck der Verarbeitung
Auf einzelnen Seiten bieten wir Ihnen eine Karte von Google Maps an, um Ihnen unsere Standorte zu zeigen. Google Maps wird von der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, betrieben; für die Verarbeitung in den USA ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, verantwortlich (nachfolgend zusammen „Google“).
Die Karte wird nicht automatisch geladen. Beim Aufruf der Seite sehen Sie zunächst nur einen Platzhalter; es werden keinerlei Daten an Google übertragen. Erst wenn Sie auf „Karte laden“ klicken, wird die Karte nachgeladen und dabei unter anderem Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Sind Sie zu diesem Zeitpunkt bei Google angemeldet, kann Google den Aufruf Ihrem Konto zuordnen; melden Sie sich zuvor bei Google ab, wenn Sie das nicht wünschen.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Einbindung von Google Maps und den damit verbundenen Datentransfer zu Google ist Ihre Einwilligung, die Sie durch den Klick auf „Karte laden“ erteilen (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG, § 25 Abs. 1 TDDDG).
Drittlandtransfer
Google verarbeitet Ihre Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln.
Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung gilt nur für den jeweiligen Seitenaufruf und wird von uns bewusst nicht gespeichert: Bei jedem neuen Aufruf der Seite wird die Karte erneut nur als Platzhalter angezeigt und Sie werden erneut gefragt. Laden Sie die Seite neu, ohne auf „Karte laden“ zu klicken, findet keine Übertragung an Google statt. Alle Adressen unserer Standorte finden Sie auch als Text auf den jeweiligen Seiten, sodass Sie die Karte nicht laden müssen.
Verlinkung auf soziale Netzwerke
Auf einigen Seiten verweisen wir auf unsere Auftritte in sozialen Netzwerken, insbesondere auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.).
Dabei handelt es sich ausschließlich um einfache Verlinkungen, nicht um Social Plugins. Es werden keine Inhalte der Anbieter in unsere Website eingebunden und beim Aufruf unserer Seiten keine Daten an diese Anbieter übertragen. Eine Datenübermittlung findet erst statt, wenn Sie einen solchen Link anklicken und dadurch die Seite des jeweiligen Anbieters aufrufen.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten auf den verlinkten Plattformen sind allein deren Betreiber verantwortlich; auf Art und Umfang dieser Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich hierzu in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.
Einwilligung von Minderjährigen
Als Jugendverband richten sich unsere Angebote auch an Minderjährige. Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Jugendliche ab dem vollendeten 16. Lebensjahr diese Einwilligung selbst erteilen (§ 8 Abs. 8 KDG).
Ist die betroffene Person jünger als 16 Jahre, ist die Verarbeitung nur zulässig, wenn die Einwilligung durch die Träger der elterlichen Verantwortung erteilt oder mitgetragen wird. Wir bemühen uns mit angemessenen Mitteln, uns hiervon zu vergewissern.
Für Anmeldungen zu Veranstaltungen holen wir die erforderlichen Erklärungen der Sorgeberechtigten gesondert im Anmeldeverfahren ein.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des § 24 KDG ein. Es findet insbesondere keine automatisierte Bewertung persönlicher Merkmale und keine seitenübergreifende Analyse Ihres Nutzungsverhaltens statt.
Verschlüsselte Übertragung (TLS)
Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert. Ihre Eingaben – etwa in unseren Formularen oder bei der Anmeldung im geschützten Bereich – werden dadurch auf dem Transportweg gegen Mitlesen durch Dritte geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.
Interner Cloud-Bereich (Nextcloud)
Für die interne Zusammenarbeit betreiben wir unter intern.jgclregionwest.de eine Cloud auf Basis der Software Nextcloud. Dort legen die Leitungskreise, Arbeitskreise und Ortsgemeinschaften Protokolle, Arbeitsmaterialien und Terminunterlagen ab. Der Zugang ist Personen mit einem Amt oder einer Aufgabe im Verband vorbehalten.
Welche Daten dabei verarbeitet werden
- Zugangsdaten (Benutzername, Passwort in verschlüsselter Form, E-Mail-Adresse)
- die von Ihnen abgelegten Dateien und Ordner samt Änderungsverlauf
- Protokolldaten über An- und Abmeldungen sowie Dateizugriffe, soweit dies für den sicheren Betrieb erforderlich ist
Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. f KDG: Der Betrieb der Cloud dient der Wahrnehmung unserer Aufgaben als kirchlicher Jugendverband. Für Beschäftigte und Ehrenamtliche mit Vertrag gilt ergänzend § 6 Abs. 1 lit. c KDG.
Freigabelinks
Einzelne Ordner geben wir über einen Freigabelink weiter, damit Gruppenleitungen ohne eigenen Zugang auf Arbeitsmaterial zugreifen können. Wer über einen solchen Link zugreift, muss sich nicht anmelden; wir erheben dabei keine personenbezogenen Daten über die zugreifende Person. Bitte legen Sie in freigegebenen Ordnern keine personenbezogenen Daten Dritter ab.
Löschung
Endet Ihr Amt oder Ihre Aufgabe im Verband, deaktivieren wir Ihren Zugang. Inhalte, die für die Verbandsarbeit weiterhin benötigt werden (etwa Protokolle), verbleiben im jeweiligen Ordner; persönliche Ablagen löschen wir nach Rücksprache.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter
Folgende Organisationen bzw. Unternehmen wurden vom Betreiber dieser Website mit der Verarbeitung von Daten beauftragt. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach § 29 KDG:
1blu GmbH – Betrieb und Wartung der technischen Infrastruktur (Hosting)
vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Johann Dasch
Riedemannweg 60, D-13627 Berlin
E-Mail: info [at] 1blu [punkt] de
Tel.: +49 30 – 20 18 10 00
The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp – Versand unserer Newsletter
405 N. Angier Ave. NE, Atlanta, GA 30308, USA
Datenübermittlung in die USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und ergänzender Standardvertragsklauseln
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Stand dieser Datenschutzerklärung: Oktober 2026
Fragen an die Verantwortlichen
Fragen zum Datenschutz beantworten die Verantwortlichen unter den folgenden Kontaktdaten:
J-GCL Region West
Am Fort Gonsenheim 54, 55122 Mainz
Tel: 06131 253668
E-Mail: rl [at] jgcl-regionwest [punkt] de
Unabhängig davon können Sie sich jederzeit an die für uns zuständige Datenschutzaufsicht des Bistums Mainz wenden; die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt Datenschutzerklärung.
Teilnahme an Veranstaltungen
Datenschutzhinweise nach §§ 14 ff. KDG zur Teilnahme an Veranstaltungen
Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind die Jugendverbände der Gemeinschaft Christlichen Lebens Region West e. V. (J-GCL Region West); Am Fort Gonsenheim 54, 55122 Mainz; Tel: 06131 253668; rl [at] jgcl-regionwest [punkt] de
Zweck der Verarbeitung
Ihre Daten bzw. die Daten der teilnehmenden Person werden verarbeitet, um die organisatorische Durchführung der Maßnahme sicherzustellen. Zudem werden einzelne personenbezogene Daten zu Zwecken der Beantragung von Fördermitteln zur Finanzierung der Veranstaltung an Dritte weitergegeben. Fotos und Videos dienen ausschließlich der Öffentlichkeitsarbeit der Veranstalterin.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die für die Durchführung der Maßnahme erforderlichen personenbezogenen Daten werden auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG erhoben, da sie für die Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zwingend erforderlich sind. Gesundheitsangaben (z. B. Allergien, Medikamente) verarbeiten wir zusätzlich auf Grundlage von § 11 Abs. 2 lit. a KDG, also nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Die Verarbeitung von Fotos und Videos erfolgt nur im Falle einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG). Die Weitergabe von Daten an die unten genannten Förderstellen erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. g KDG.
Empfänger*innen der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden weitergegeben an:
- Verantwortliche in den J-GCL, die mit der Organisation und Abrechnung der Maßnahme betraut sind
- Alle sitz- und stimmberechtigten Mitglieder der Konferenz (Protokoll)
- Dritte: Verantwortliche der Förderabteilung des BDKJ Mainz, des BDKJ Darmstadt, des Wetteraukreises, dem Land Rheinland-Pfalz, der Stadt Mainz sowie dem Kreis Mainz-Bingen
- Ggf. medizinisches Personal
Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden lediglich so lange gespeichert, wie dies für die Aufgabenerfüllung des Verbandes notwendig ist und spätestens zehn Jahre nach Abschluss der Veranstaltung dem Diözesanarchiv Mainz angeboten bzw. bei Ablehnung gelöscht. Fotos und Videos, die auf Grundlage einer Einwilligung entstanden sind, speichern wir so lange, wie der Zweck der Öffentlichkeitsarbeit fortbesteht. Unseren Bildbestand sichten wir regelmäßig, spätestens alle fünf Jahre, und entfernen Aufnahmen, die wir nicht mehr benötigen.
Bei Aufnahmen von Minderjährigen legen wir einen strengeren Maßstab an: Wir verwenden sie nur, solange sie für die aktuelle Öffentlichkeitsarbeit gebraucht werden, und nehmen sie spätestens dann aus dem Bestand, wenn die abgebildete Person volljährig geworden ist und ihre Einwilligung nicht als volljährige Person bestätigt. Widerrufen Sie eine Einwilligung, entfernen wir die Aufnahme unverzüglich von allen Kanälen, auf die wir Zugriff haben. Bereits gedruckte Veröffentlichungen können wir nicht zurückrufen.
Freiwilligkeit der Bereitstellung von Daten
Mit Ausnahme der Einverständniserklärung zur Verarbeitung von Bildern und Videos sind Sie verpflichtet, die geforderten Daten abzugeben, um die Erfüllung des Vertrages zu gewährleisten. Andernfalls kann die teilnehmende Person an der Maßnahme nicht teilnehmen.
Ihre Rechte
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (§ 17 KDG)
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (§ 18 KDG)
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (§§ 19, 20, 23 KDG)
- Unter den Voraussetzungen des § 22 KDG steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu
- Erteilte Einwilligungen – insbesondere in die Verarbeitung von Fotos und Videos – können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
- Es besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht des Bistums Mainz (§§ 48, 45 Abs. 1 KDG). Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt Datenschutzerklärung.
Einwilligung in die Verarbeitung von Bildern
Im Rahmen von Veranstaltungen der J-GCL werden auf freiwilliger Basis Bilder und/oder Videos gemacht, auf denen man deutlich zu erkennen ist. Diese werden zur Veröffentlichung verwendet in:
- im Region West-Newsletter
- auf der Region West-Homepage www.jgcl-regionwest.de
- auf der Region West-Facebook-Seite (www.facebook.com/jgclregionwest/)
- auf der Region West-Instagram-Seite (www.instagram.com/jgclregionwest/)
Diese Einverständniserklärung ist freiwillig und kann jederzeit mit sofortiger Wirkung widerrufen werden.