Kosten erstatten & Honorare beantragen

Wenn du für die J-GCL Region West gefahren bist, Material besorgt oder eine Veranstaltung geleitet hast, bekommst du dein Geld von uns – hier kannst du alles direkt online beantragen.

So läuft es ab

Trage deine Fahrten (Auto mit Kilometerpauschale oder Bahn mit Ticketpreis), dein Material oder dein Honorar ein, unterschreibe direkt im Browser und sende den Antrag ab. Wir prüfen die Angaben und überweisen den Betrag dann auf dein Konto.

Ohne Nachweis keine Erstattung: Zu jeder Materialposition musst du die Rechnung und zu jeder Bahnfahrt das Ticket direkt im Formular hochladen (PDF oder Foto). Hast du keine Rechnung, sprich uns bitte vorher an.

Was möchtest du beantragen? * Fahrtkosten
Auto (Kilometerpauschale) oder Bahn (Ticketpreis) Materialkosten
z. B. Bastelmaterial, Verbrauchsmaterial Honorar
für eine Veranstaltung, z. B. Schulungs- oder RL-Honorar

Vorname *

Nachname *

E-Mail-Adresse *

IBAN (für die Überweisung) * Die Nummer deines Kontos, auf das wir überweisen sollen.

Fahrten *

Materialpositionen *

Honorar *

Honorarart * Schulungshonorare: 26 € pro Tag (halber Tag 13 €) · Teamer*innen-Honorar: 21 € pro Tag.

Veranstaltung * Steht später im Verwendungszweck der Überweisung.

Zu erstattender Betrag: 0,00 €

Bemerkung

Deine Unterschrift Bitte unterschreibe direkt hier – mit dem Finger, einem Stift oder der Maus.

Ich bestätige, dass die angegebenen Kosten tatsächlich entstanden sind und die Angaben richtig sind. * Ich habe die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen. Mir ist bekannt, dass der Antrag mit den Belegen zur Buchhaltung gehört und nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt wird. *

Datenschutzhinweise & deine Rechte

Informationen nach §§ 14, 15 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG).

Verantwortlich

Jugendverbände der Gemeinschaft Christlichen Lebens Region West e. V. (J-GCL Region West), Am Fort Gonsenheim 54, 55122 Mainz, Tel. 06131 253668, rl@jgcl-regionwest.de

Welche Daten wir verarbeiten

Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und IBAN,
bei Fahrtkosten: Datum, Start, Ziel und Anlass jeder Fahrt, Kilometer und Zahl der mitgenommenen Personen bzw. Ticketpreis sowie die hochgeladenen Tickets,
bei Materialkosten: Bezeichnung und Betrag jeder Position sowie die hochgeladenen Belege,
bei Honoraren: Honorarart und Veranstaltung,
deine Bemerkung, deine online gezeichnete Unterschrift sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung.

Tickets und Belege können weitere Angaben enthalten (z. B. Name, Zahlungsart oder BahnCard-Nummer). Schwärze bitte vor dem Hochladen, was wir für die Abrechnung nicht brauchen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir prüfen damit deinen Anspruch, überweisen dir den Betrag und verbuchen die Auszahlung in unserer Buchhaltung. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. c KDG (Erstattung deiner Auslagen bzw. Zahlung des vereinbarten Honorars für deine Tätigkeit im Verband) und § 6 Abs. 1 lit. d KDG (gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege). Die Unterschrift dient als Nachweis, dass der Antrag von dir stammt und die Angaben richtig sind.

Empfänger

Der Antrag geht per E-Mail an das Postfach der Regionalleitung (rl@jgcl-regionwest.de) und wird vom Regionsbüro und der Regionalleitung der J-GCL Region West bearbeitet – als ein PDF mit Überweisungs-QR-Code, in dem hinten alle Tickets und Rechnungen angehängt sind, zusätzlich als Datendatei und mit den Originaldateien. Website und Mailversand laufen über unsere Hosting-Dienstleisterin 1blu GmbH. Für die Überweisung erhält unsere Bank (Pax Bank eG) deinen Namen, deine IBAN, den Betrag und den Verwendungszweck. Weitere Empfänger gibt es nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Finanzamt bei einer Prüfung). An die angegebene E-Mail-Adresse schicken wir dir eine Bestätigung, in der nur der beantragte Betrag steht.

Speicherung und Löschung

Auf der Website wird nichts gespeichert. Der Antrag und die Belege gehören zu unserer Buchhaltung und werden so lange aufbewahrt, wie es die gesetzlichen Fristen vorschreiben (§ 147 Abgabenordnung, für Buchungsbelege derzeit acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Auszahlung). Danach werden sie gelöscht bzw. vernichtet. Die E-Mail selbst wird gelöscht, sobald der Antrag abgelegt und ausgezahlt ist.

Bereitstellung erforderlich

Ohne die Pflichtangaben können wir den Antrag nicht prüfen und nichts auszahlen. Rechnungen und Tickets gehören zu den Pflichtangaben; freiwillig ist nur die Bemerkung.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (§ 17 KDG), Berichtigung (§ 18 KDG), Löschung (§ 19 KDG), Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDG), Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG) und Widerspruch (§ 23 KDG) – eine E-Mail an rl@jgcl-regionwest.de genügt. Solange Aufbewahrungspflichten bestehen, können wir die Belege nicht vorzeitig löschen, sondern nur für die weitere Nutzung sperren. Außerdem kannst du dich bei der für uns zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsicht beschweren (§ 48 KDG): Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt a. M., Domplatz 3, 60311 Frankfurt am Main, Tel. 069 8008718800, info@kdsz-ffm.de.